Search
  • Danny Abramovich

עשרת הדיברות לניהול פרויקט תקינה מוצלח

Updated: Jul 1

לאחרונה נתקלנו בלא מעט לקוחות אשר חוו חוויה לא נעימה עם מגוון פרויקטים בתחום התקינה והרגולציה, חלקם הגדול בשל העדר ניסיון וייעוץ מקצועי בתחום.

ריכזנו את עשרת הדיברות לניהול פרויקט תקינה מוצלח שיעזרו לכם לייעל את תהליך העמידה בתקינה תוך מיקסום הפעילות העסקית.

טיפ 1: פוקוס בלקוח

על היועץ להבין היטב ומהר את צורכי הלקוח. לבצע התאמה מדוייקת של דרישות התקינות למול הפעילות העיסקית הרלוונטית ולא להכריח את הארגון לאמץ בכח את דרישות התקינה.

יש למצוא את נקודת האיזון בין אימוץ דרישות התקינה לבין הפעילות העיסקית השוטפת מבלי לגרום לשינויים מהותיים אשר עשויים לפגוע באותה פעילות .

טיפ 2: מנהיגות

הנהלת הארגון היא זו שקובעת את הטון. עליה ליצור אווירה טובה , לקיים ישיבות תכופות עם בעלי התפקידים הרלוונטיים ולנסות ללבן את הבעיות בארגון. כמו כן, מומלץ לוודא שהעבודה מתבצעת עפ"י נהלי עבודה מסודרים.

טיפ 3: מעורבות הנהלה

תהליך עמידה בתקינה אינו תהליך חד פעמי אלא מדובר בתהליך מתמשך, וככזה, הוא דורש מעורבות אקטיבית של הנהלת הארגון על מנת להבטיח הצלחה לאורך זמן.

ארגונים רבים נופלים במלכודת הדבש של "יהיה בסדר", ו\או "נערב את ההנהלה מאוחר יותר...".

הנהלת הארגון חייבת להיות חלק אינטגראלי במאמץ על מנת לחזק את תהליך הטמעת דרישות התקינה ולשנות את האופי התרבותי הארגוני.

טיפ 4: מעורבות העובדים

לא סתם אמרו חכמנו ז"ל "טובים השניים מן האחד".

חשוב מאוד לערב את כל העובדים (או לפחות את העובדים הרלוונטיים) בעשייה ובכל תהליך הטמעת התקינה בארגון.

אחת הבעיות השכיחות ביותר כשמדובר בעובדים הינה חוסר וודאות .

חשוב מאוד לערב את העובדים בארגון בכל שלב של התהליך במטרה ליצור אצלם תחושת שייכות, הזדהות , העלאת המוטיבציה ,אימוץ ושמירה על התרבות הארגונית החדשה.

הוכח שבארגונים בהם ישנה מעורבות מלאה של כלל העובדים, תהליך ההטמעה של התקינה עובר בצורה יעילה וחלקה יותר, ללא התנגדויות ו\או כשלים בדרך.

טיפ 5: אימוץ מסגרת ניהול

אימוץ מסגרת ניהול פורמאלית מהווה חלק נכבד בהצלחתו של כל ארגון שמעוניין לייצר סדר בפעילות העסקית. במרבית הארגונים בהם התהליכים העסקיים רצים בצורה חלקה באמצעות מסגרת ניהולית פורמאלית, ניכרת ההצלחה בצורה שניתן למדוד אותה.

תהליך אימוץ מסגרת ניהול פורמאלית מכיל בין היתר זיהוי, הבנה וניהול של תהליכים הקשורים ביניהם כמערכת אחת הוליסטית, ואשר תורמים באופן מלא למידת האפקטיביות והיעילות של הארגון בהשגת מטרותיו.

טיפ 6: אימוץ גישה תהליכית

הוכח באופן וודאי שארגונים אשר אימצו מסגרת פורמאלית לניהול, אשר כוללת גישה תהליכית , השיגו תוצאות טובות יותר מבחינת הפעילות העסקית של הארגון. כאשר פעילויות עסקיות משאבי הארגון פועלים יחדיו כתהליך אחד מסודר, קל מאוד לשמור על אחידות וניצול משאבים בצורה יעילה אל מול הדרישות העסקיות.

טיפ 7: שיפור מתמיד

אחת מהמטרות ו\או היעדים האסטרטגיים של הארגון חייב להיות שאיפה לשיפור מתמיד. שיפור מתמיד יכול להבטיח הצלחה בטוחה, בצורה מובטחת. ארגונים ששואפים לשיפור מתמיד מאתגרים את עצמם מדי יום על מנת לעמוד בסטנדרטים ואמות מידה גבוהות יותר.

טיפ 8: תהליך מוסדר של קבלת החלטות


כל ארגון שרוצה לעבור תהליך עמידה בדרישות תקינה בצורה יעילה וחלקה חלה עליו החובה לאמץ גישה עובדתית לקבלת החלטות, שמבוססות על ניתוח נתונים ומידע חיוני, אשר יסייע בקבלת ההחלטות.

טיפ 9: תועלת הדדית


בעידן של היום, היחסים עם הספק צריכים להיות מבוססים על תועלת הדדית, כלומר גם הארגון וגם הספקים שלו תלויים זה בזה, ובביסוס היחסים בין שני הצדדים חשוב להציג תועלת הדדית אשר תגביר את יכולתם לייצר ערך מוסף בשיתוף הפעולה.

טיפ 10: חיוך, שירותיות ומקצועיות


בסופו של דבר צריכים לזכור שכולנו בני אדם שרוצים את אותם הדברים, ולכן חשוב להתייחס לצד השני בדיוק כפי שהיינו רוצים שיתייחסו אלינו ולתת יחס חם, עם חיוך רחב, לצד רמת שירות ומקצועיות גבוהה.

ותזכרו תמיד: " הלקוח אולי לא צודק תמיד, אבל הוא תמיד הלקוח".

ולסיכום


אימוץ מסגרת ניהולית פורמאלית אשר מכילה את כל העקרונות שציינתי לעיל יחדיו יוצרים את התפישה הניהולית הנדרשת לצורך אימוץ ויישור קו עם דרישות תקינה מסוימת.

לרוב, התקינה נדרשת ע"י לקוחות החברה, וארגונים צריכים לראות בכך ברכה והזדמנות מצוינת לשיפור ביצועים עסקיים ולא כטרחה או כדבר שלילי

0 views